Cách Scan tài liệu thành file PDF với 8 ứng dụng free

Photo of author

Càng Long

Chuyên mục: Thủ Thuật Máy Tính

Đăng Ngày:

Cập Nhật Mới Nhất:

Biết cách scan tài liệu thành file pdf bằng điện thoại sẽ giúp ích được rất nhiều cho những ai thường xuyên phải làm việc với các loại văn bản và cần chuyển hóa chúng lên môi trường online. Trong bài viết dưới đây, chuyên trang công nghệ ComputechZ xin được chia sẻ tới các bạn 8 ứng dụng có trên điện thoại chuyên để scan các thể loại tài liệu. Mời bạn đọc cùng theo dõi.

1. Dùng Google Drive để Scan tài liệu thành file PDF bằng điện thoại

Google Drive là ứng dụng lưu trữ dữ liệu đám mây của Google. Dùng Google Drive là cách scan tài liệu thành file PDF bằng điện thoại cực kỳ đơn giản và dễ thực hiện vì hầu như smartphone của bất kỳ ai ngày nay cũng đều có ứng dụng này.

Còn nếu chưa có thì bạn có thể tải free trên cả iOS lẫn Android một cách dễ dàng.

Sau đây là các bước để dùng ứng dụng Google Drive scan tài liệu văn bản và chuyển thành file PDF

Bước 1: Mở ứng dụng Google Drive lên => chọn dấu cộng (+) ở góc màn hình

– Bước 2: Chọn Quét (hoặc Scan nếu để tiếng anh). Nếu ứng dụng yêu cầu quyền truy cập vào camera thì bạn chọn cho phép.

cách scan tài liệu thành file pdf bằng Google Drive

– Bước 3: Đưa điện thoại vào tài liệu cần scan sao cho toàn bộ tài liệu nằm trọn trong khung hình của máy và hiển thị rõ nét nhất => bấm nút Scan => chọn biểu tượng Crop ở phía trên bên phải.

– Bước 4: Kéo khung quét hình ảnh bao trọn toàn bộ phần chữ cần scan => bấm dấu tích chữ V ở góc dưới bên phải để lưu thành file PDF. Quay lại ứng dụng và vào mục Drive của tôi (My Drive) để xem tài liệu đã được scan thành file PDF và đồng thời bạn cũng có thể xem được file trên cả máy tính lẫn điện thoại.

scan tài liệu thanh file pdf qua Google Drive

2. Ứng dụng scan tài liệu thành file PDF trên điện thoại phổ biến khác

2.1 Microsoft Office Lens

Ứng dụng chuyên để scan tài liệu thành file PDF ngoài Google Drive đầu tiên mà ComputechZ muốn giới thiệu tới các bạn đó chính là app Office Lens của Microsoft – cha đẻ của hệ điều hành Windows.

Ứng dụng này không chỉ scan tài liệu và chuyển thành file PDF mà nó còn có thể chuyển đổi thành file Word hay Excel. Đây là ưu điểm cực lớn của Microsoft Office Lens vì bạn sẽ không phải mất công chuyển file PDF sang các ứng dụng Office khác.

Link tải Microsoft Office Lens:

Microsoft Office Lens

2.2 Fast Scanner

Fast Scanner là ứng dụng chuyên dùng để scan tài liệu và lưu chúng dưới nhiều dạng khác như PDF, hình ảnh (jpg, jpeg).

Ngoài việc lưu tài liệu thành file PDF vào bộ nhớ của điện thoại, bạn cũng có thể lưu file PDF sang một ứng dụng thứ 2 có tính năng chuyên để đọc file PDF như iBook, PDF Reader hay WPS Office.

Link tải Fast Scanner:

Fast Scanner

2.3 Clear Scan

Clear Scan cũng là một ứng dụng chuyên dùng để scan tài liệu giấy và số hóa thành file PDF.

Ứng dụng này được đánh giá là có tốc độ quét tài liệu và chuyển hóa thành chữ cực kỳ nhanh trên thiết bị di động, đặc biệt là với hình ảnh chất lượng cao, rõ chữ.

Clear Scan cũng cho phép scan tài liệu và lưu thành dưới dạng hình ảnh và cũng cho phép kết nối với các ứng dụng đám mây để lưu dữ liệu lên đó như Dropbox, Google Drive hay Onedrive.

Link tài Clear Scan cho smartphone:

Clear Scan

2.4 Office Drop

Office Drop là một ứng dụng scan tài liệu miễn phí trên iPhone và cũng hỗ trợ cho cả iPad luôn. Phần mềm không có sẵn trên CH Play của Android mà muốn tải thì phải cài file Apk.

Giống với nhiều phần mềm, ứng dụng bên trên, Office Drop cũng cho phép kết nối với các dịch vụ lưu trữ đám mây để lưu file sau khi scan tài liệu thành PDF.

2.5 Doc Scan

Doc Scan là ứng dụng quét tài liệu và chuyển thành PDF có sẵn trên kho ứng dụng App Store của Apple lẫn CH Play của Google.

Ứng dụng này ngoài có những tính năng cơ bản về việc scan tài liệu, lưu file thì có một số điểm ấn tượng khác như có chế độ điều chỉnh độ sáng tối để tạo dữ liệu rõ ràng hơn, cho phép chụp theo nhóm để scan nhanh hơn, tiết kiệm được thao tác.

Link tải ứng dụng Doc Scan:

Doc Scanner

2.6 Adobe Scan

Một ứng dụng chuyên scan các loại tài liệu và save thành file PDF đến từ thương hiệu Adobe nổi tiếng chính là Adobe Scan.

Ứng dụng này có thể scan hầu hết mọi thứ từ sách báo, truyện tranh cho tới hình ảnh với công nghệ scan OCR cao cấp. Ưu điểm khác của Adobe Scan là nó cho phép bạn xóa những điểm không vừa ý khi scan trước khi lưu thành file PDF hay có bộ lọc tìm kiếm text thông minh và nhanh chóng.

Link tải Adobe Scan:

Adobe Scan

2.7 CamScanner

Ứng dụng cuối cùng mà ComputechZ muốn giới thiệu tới các bạn đó là CamScanner.

Đây là ứng dụng có điểm đánh giá là 4,8/5 sao trên cả App Store và CHPlay với lượt đánh giá hơn 4 triệu trên cả 2 kho ứng dụng.

Giống với Adobe Scan, CamScanner cũng được tích hợp công nghệ quét hình ảnh OCR hiện đại cho phép tốc độ quét nhanh hơn, rõ chữ hơn.

Một số tính năng cơ bản của CamScanner có thể kể tới như:

  • Quét tài liệu, hình ảnh lưu thành file PDF, JPEG, JPG,…
  • Quét nhiều trang, nhiều hình ảnh cùng 1 lúc
  • Tự động phát hiện viền trang
  • Tạo folder lưu trữ riêng biệt để tổ chức các tài liệu theo nhóm nhằm quản lý dễ dàng hơn.

Link tải CamScanner:

CamScanner

3. Cách Scan tài liệu thành file PDF trên máy tính

3.1 Chuẩn bị

Để scan tài liệu và chuyển thành tệp tin dạng PDF trên máy tính, bạn cần chuẩn bị một số thứ trước tiên.

  • Máy Scan hoặc máy in đa năng vừa có chức năng in ấn và chức năng scan tài liệu. Có rất nhiều dòng máy scan của các hãng mà bạn có thể lựa chọn như Canon, HP, Epson,…
  • Phần mềm Scan: nếu máy scan của bạn có sẵn phần mềm của nhà sản xuất thì không cần phải tải thêm. Còn nếu không, bạn sẽ phải tải phần mềm thứ 3 trên internet về. Ở đây, bạn có thể sử dụng một số phần mềm chuyên dụng cho việc scan tài liệu như: PDFelement, Not Another PDF Scanner 2, Advanced Scan to PDF Free,…
  • Máy tính cài hệ điều hành Windows là thuận tiện nhất vì các phần mềm dù là của nhà sản xuất hay của các bên thứ 3 đều hỗ trợ Windows tốt hơn là MacOS. Trong hướng dẫn dưới đây, ComputechZ sẽ hướng dẫn các bạn thao tác scan tài liệu trên máy tính Windows 10.

3.2 Hướng dẫn chi tiết

Cách scan tài liệu thành file PDF trên máy tính sau đây sẽ sử dụng phần mềm có sẵn trên Windows có tên là Windows Fax and Scan.

Bước 1: Kết nối máy Scan với máy tính bằng cáp USB hoặc nếu máy Scan của bạn có chức năng kết nối không dây qua Wifi thì hãy bật nó lên. Điều này đồng nghĩa máy tính của bạn phải là laptop hoặc là máy tính để bàn có gắn card Wifi.

cách scan tài liệu thành file pdf trên máy tính

Bước 2: Đặt tài liệu cần chuyển hóa thành file PDF lên máy scan

Bước 3: Nhập Fax and Scan vào mục tìm kiếm của Menu Start => chọn Windows Fax and Scan

scan tài liệu và chuyển thành file pdf

Bước 4: chọn New Scan để Windows tự động tìm thiết bị scan đang được kết nối với máy tính. Sau khi quét xong, hãy chọn đúng tên thiết bị mà bạn muốn scan. Đa phần là chúng ta chỉ kết nối 1 máy scan với máy tính nên trên danh sách các thiết bị thường sẽ chỉ hiện một cái tên duy nhất.

quét tài liệu trên máy tính

Bước 5: Cửa sổ New Scan hiện ra => chọn định dạng tài liệu Photo (Ảnh) hoặc Documents (Văn bản) tại khung Profile.

Bước 6: Tại khung Source (nguồn ra) chọn một trong hai tùy chọn sau:

  • Feeder (Khay nạp): nếu bạn đưa tài liệu vào máy scan thông qua khay nạp giấy thì chọn tính năng này. Đây là tùy chọn phù hợp cho việc quét nhiều văn bản cùng một lúc. Nó giống như việc đưa giấy vào khay máy in vậy
  • Flatbed (mặt phẳng): dành cho máy scan cần phải mở nắp để đưa văn bản vào.

Sau khi chọn xong thì bấm nút Scan. Đợi một lúc để máy Scan tài liệu

scan tài liệu trên Windows

Bước 7: Khi quá trình scan văn bản hoàn tất, nhấp vào mục File trên thanh công cụ => chọn Print hoặc có thể bấm phím tắt Ctrl + P để mở cửa sổ in ấn lên.

scan văn bản và chuyển thành file pdf

Bước 8: Giao diện Printer Pictures hoặc Printer Documents hiện lên => chọn mục Microsoft Print to PDF ở khung Printer và lựa chọn kích cỡ tài liệu ở khung Paper size bên cạnh.

quét văn bản thành file pdf trên Windows

Bước 9: Bấm nút Print => hiện lên khung cửa sổ yêu cầu về vị trí mà bạn muốn lưu file. Bạn có thể tùy ý chọn nơi mà mình muốn đặt file PDF sau khi lưu.

quét tài liệu văn bản sang file pdf

Trên đây là toàn bộ thông tin về cách scan tài liệu thành file PDF cả trên điện thoại lẫn máy tính với những ứng dụng, phần mềm cực kỳ hữu ích trên cả iPhone lẫn Android Smartphone hay máy tính Windows và máy Mac. Hy vọng bài viết trên đã giúp bạn biết thêm được cách để scan tài liệu rồi số hóa nó thành file PDF hoặc bất kỳ định dạng văn bản nào khác để phục vụ cho công việc một cách thuận tiện hơn.

Càng Long

Với đam mê về công nghệ máy tính nói chung và gaming nói riêng, mình đã quyết định lập nên website Computechz.com với mong muốn chia sẻ những thông tin, kiến thức về máy tính nói chung cũng như thông tin về các tựa game đã đang và sắp hot trong tương lai với các bạn. Hãy theo dõi những bài viết để biết thêm về thế giới máy tính nhé. Địa chỉ: Uy Nỗ, Đông Anh, Hà Nội SĐT: 0877350997 Website: https://computechz.com/